{"id":1806,"date":"2018-11-12T22:51:50","date_gmt":"2018-11-12T21:51:50","guid":{"rendered":"https:\/\/vgrblogg.se\/utveckling\/?p=1806"},"modified":"2018-11-12T22:51:50","modified_gmt":"2018-11-12T21:51:50","slug":"workshop-om-rpa-robotic-process-automation","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/vgrblogg.se\/utveckling\/2018\/11\/12\/workshop-om-rpa-robotic-process-automation\/","title":{"rendered":"Workshop om RPA (Robotic Process Automation)"},"content":{"rendered":"

Workshopen om RPA f\u00f6ljde en konferensdag som avhandlade RPA & AI f\u00f6r offentlig sektor – l\u00e4s anteckningarna h\u00e4r<\/a>. Som n\u00e4stan alltid n\u00e4r det utannonseras en \u201cworkshop\u201d \u00e4r inte jag och arrang\u00f6ren direkt \u00f6verens om vad det inneb\u00e4r. S\u00e5 \u00e4ven denna g\u00e5ng. Denna workshop var en grupp p\u00e5 cirka tjugo personer d\u00e4r n\u00e4stan alla jobbade inom offentlig sektor, \u00e5tminstone en hade offentlig sektor som sin vanligaste typ av kund.<\/p>\n

Det blev en dag av f\u00f6rel\u00e4sning med fr\u00e5gor till oss \u00e5h\u00f6rare om vi hade n\u00e5got att dela med oss av. Men det var inte fel det heller, vi gick fr\u00e5n ax till limpa n\u00e4r det g\u00e4ller att komma ig\u00e5ng med RPA, fr\u00e5n prototyp till hur man skalar upp ordentligt.<\/p>\n

Om workshopen<\/h2>\n

Workshopledare: Tomislav Andric, EY<\/p>\n

\u00c4r RPA en v\u00e4g mot AI? S\u00e4tter man r\u00e4tt f\u00f6rv\u00e4ntningar om man g\u00f6r den kopplingen gentemot verksamheten?<\/p>\n

”People are worried about Artificial Intelligence and job losses but a far bigger problem in the world is natural stupidity. Tech is advancing, our wisdom isn\u2019t.\u201d
\n\u2013 Michael Jordaan p\u00e5 Twitter<\/a><\/p><\/blockquote>\n

De st\u00f6rsta leverant\u00f6rerna – Blue Prism, UiPath och Automation Anywhere<\/h3>\n

Blue Prism<\/a> och UiPath<\/a> \u00e4r tv\u00e5 k\u00e4nda leverant\u00f6rer. Automation Anywhere<\/a> \u00e4r st\u00f6rre i USA. Microsoft har inte sin egen plattform, d\u00e4remot ett partnerskap med Blue Prism, d\u00e5 kan man konsumera Microsofts Azure-tj\u00e4nster ocks\u00e5.<\/p>\n

Gartner erbjuder en j\u00e4mf\u00f6relse mellan de olika RPA-leverant\u00f6rerna<\/a>. De har ocks\u00e5 en bra definition i mitt tycke av RPA, n\u00e4mligen:<\/p>\n

”Robotic process automation (RPA) tools perform ”if, then, else” statements on structured data, typically using a combination of user interface (UI) interactions, or by connecting to APIs to drive client servers, mainframes or HTML code.\u201d<\/p><\/blockquote>\n

Vad jag f\u00f6rst\u00e5tt \u00e4r det RPA-verktyget NICE via anv\u00e4nt inom V\u00e4stra G\u00f6talandsregionen under v\u00e5r f\u00f6rstudie. Under workshopen \u00e4r det endast UiPath som visas upp och det ser ut som en variant p\u00e5 Microsofts Visio i m\u00e5ngt och mycket.<\/p>\n

RPA \u00e4r snarlikt att g\u00f6ra gr\u00e4nssnittstester<\/h2>\n

RPA \u00e4r en mjukvara som p\u00e5 s\u00e4tt och vis \u00e4r integrerad med de grafiska gr\u00e4nssnitt som IT-infrastruktur erbjuder och h\u00e4rmar det en medarbetare. Integrerad i s\u00e5 m\u00e5tto att den g\u00f6r detsamma som en medarbetare skulle ha gjort, den kr\u00e4ver allts\u00e5 ingen \u201cintegration\u201d i teknisk bem\u00e4rkelse. De kan f\u00f6rst\u00e5s ocks\u00e5 anv\u00e4nda mer tekniska gr\u00e4nssnitt likt en webbservice eller webb-API.<\/p>\n

F\u00f6r oss med utvecklarbakgrund har detta enorma likheter med hur man s\u00e4kerst\u00e4ller att ett gr\u00e4nssnitt eller webbplats fungerar. Inte s\u00e4llan har man anv\u00e4nt tekniker som Selenium<\/a>, webscraping eller screenscraping.<\/p>\n

\u201dScreen scraping is normally associated with the programmatic collection of visual data from a source, instead of parsing data as in Web scraping.\u201d
\n\u2013 Wikipedia om data scraping<\/a><\/p><\/blockquote>\n

Strikt sett \u00e4r RPA dummare \u00e4n t\u00e5get<\/h2>\n

En RPA-robot \u00e4r extremt regelstyrd och g\u00f6r inga som helst egna bed\u00f6mningar. D\u00e4rf\u00f6r \u00e4r det dumt att klumpa ihop RPA och AI som att de vore lite av samma sak. Ett st\u00e5ende sk\u00e4mt \u00e4r att AI, och \u00e4ven machine learning, bara \u00e4r en massa if-satser. N\u00e4r det g\u00e4ller RPA \u00e4r det inte ens s\u00e4rskilt m\u00e5nga.<\/p>\n

Men det \u00e4r f\u00f6rst\u00e5s fullt m\u00f6jligt f\u00f6r en robot att dra nytta av extern intelligens, sen om det \u00e4r en AI-tj\u00e4nst eller att inv\u00e4nta en m\u00e4nniskas naturliga intelligens \u00e4ndrar inte faktum att RPA enbart \u00e4r automatisering.<\/p>\n

P\u00e5 vilken niv\u00e5 av digitalisering\/automatisering l\u00e4mpar sig RPA?<\/h3>\n

F\u00f6r att lista ut n\u00e4r RPA \u00e4r ett bra alternativ beh\u00f6ver man fundera p\u00e5 om inte behovet \u00e4r s\u00e5 pass stort att det ska l\u00f6sas av n\u00e5got annat system. Ett s\u00e4tt att t\u00e4nka p\u00e5 det \u00e4r om hur ofta uppgiften beh\u00f6ver utf\u00f6ras och hur specifik den \u00e4r.<\/p>\n

\u00c4r det n\u00e5got som g\u00f6rs extremt ofta \u00e4r det troligen l\u00e4mpligare att l\u00e5ta det ske i respektive verksamhetssystem, som kundsystem (CRM), aff\u00e4rssystem (ERP) eller ett processverktyg (BPMS). I andra \u00e4nden av skalan \u00e4r v\u00e4ldigt specifika arbetsuppgifter eller s\u00e5dant de anst\u00e4llda snickrat ihop i Excel. T\u00e4nk aff\u00e4rssystem kontra makron i Excel.<\/p>\n

Hur stort glapp man har mellan dessa standardsystem och medarbetarnas hemmasnickrade l\u00f6sningar i Excel varierar garanterat, men det \u00e4r d\u00e4r man nog hittar en roll f\u00f6r RPA.<\/p>\n

Begr\u00e4nsningar<\/h2>\n

Roboten \u00e4ndrar inte befintliga system. \u00d6nskem\u00e5l p\u00e5 befintliga system l\u00f6ser man inte med RPA, om man inte bygger ett nytt system som roboten bist\u00e5r att f\u00f6da med data. Men d\u00e5 har man p\u00e5b\u00f6rjat en helt annan typ av projekt.<\/p>\n

RPA \u00e4r inte smart. Den begriper exempelvis inte ostrukturerad text. Men roboten kan samverka med AI-tj\u00e4nster och l\u00e5na smarthet, vilket kan vara enkla saker som att hitta fakturanummer i en inskaffad faktura.<\/p>\n

En annan begr\u00e4nsning \u00e4r att roboten l\u00e4gger beslag p\u00e5 datorn eftersom den styr muspekaren, startar webbl\u00e4sare och program f\u00f6r att f\u00e5 sysslan utf\u00f6rd.<\/p>\n

F\u00f6rfarande i Blue Prism…<\/h2>\n

De olika rollerna under en k\u00f6rning av RPA:<\/p>\n

    \n
  1. En utvecklare<\/b> har tagit de funktionella kraven och instruerat maskinen hur den ska g\u00f6ra.<\/li>\n
  2. Utvecklaren definierar n\u00e4r och hur roboten ska k\u00f6ras, exempelvis varje natt klockan 5:00.<\/li>\n
  3. Sj\u00e4lva roboten<\/b> k\u00f6rs. Roboten k\u00f6rs i en virtuell milj\u00f6 om man inte k\u00f6r den p\u00e5 sin egen dator.<\/li>\n
  4. En controller<\/b> ser till att roboten forts\u00e4tter k\u00f6ra, \u00f6vervakar och skickar eventuella felkoder till utvecklaren. (Det \u00e4r h\u00f6gst troligt att man l\u00f6pande kommer st\u00f6ta p\u00e5 fel).<\/li>\n
  5. En annan syssla f\u00f6r den som \u00e4r controller \u00e4r att kolla resultatet av k\u00f6rningarna och om roboten presterar enligt plan eller om man m\u00e5ste prata med utvecklaren p\u00e5 nytt. Hanterar ocks\u00e5 systemundantag.<\/li>\n<\/ol>\n

    Robotics \u00e4r \u201dinte den stabilaste av l\u00f6sningar\u201d. Alla \u00e4ndringar i de inblandade systemen g\u00f6r att roboten kommer att misslyckas lite d\u00e5 och d\u00e5, men den drabbas f\u00f6rst\u00e5s ocks\u00e5 av strul med n\u00e4tverk och annat IT-strul.<\/p>\n

    Blue Prism ser r\u00e4tt mycket ut som Microsoft Visio. Det finns en m\u00f6jlighet att g\u00e5 in i bakomliggande kod om man har den kompetensen.<\/p>\n

    Att g\u00e5 till f\u00f6rvaltning<\/h2>\n

    N\u00e4r man tar sin l\u00f6sning till f\u00f6rvaltning uppt\u00e4cker man om det finns skillnader mellan produktionsmilj\u00f6 och den testmilj\u00f6 man anv\u00e4nt.<\/p>\n

    Vad h\u00e4nder om roboten \u00e4r nere? S\u00e4g ett dygn. Finns en reservplan?<\/p>\n

    Om systemen man k\u00f6r roboten mot senare erbjuder ett API blir fr\u00e5gan vad som \u00e4r smidigast. Inte helt givet att man v\u00e4ljer att forts\u00e4tta med RPA, men det h\u00e4nger mycket p\u00e5 vad API:et erbjuder.<\/p>\n

    Nyttorealisering \u00e4r inom cirka 2-8 veckor.<\/p>\n

    Hur g\u00f6r man med l\u00f6senordshantering? Vem f\u00e5r lov att ha dessa l\u00f6senord med tanke p\u00e5 att man med dem kanske n\u00e5r typ vad som helst i respektive system.<\/p>\n

    Hur ser rollerna ut n\u00e4r man skalat upp?<\/h2>\n

    Var finns mandatet med \u00e4gandeskap f\u00f6r en befintlig process? Utvecklaren v\u00e5gar aldrig ta \u00f6ver den rollen. N\u00e5gon beh\u00f6ver vara beredd att g\u00f6ra en sign-off p\u00e5 det den virtuella kollegan ska g\u00f6ra.<\/p>\n

    De olika rollerna som \u00e4r specifika f\u00f6r ett RPA-projekt kan kategoriserar till f\u00f6ljande:<\/p>\n

      \n
    1. RPA-specialister<\/b>, som:\n
        \n
      1. Processanalytiker<\/b> – den som \u00e4r expert p\u00e5 var processautomatisering kan appliceras och vilka begr\u00e4nsningar som finns.<\/li>\n
      2. Utvecklaren<\/b> – designar, tr\u00e4nar, fels\u00f6ker och r\u00e4ttar roboten.<\/li>\n
      3. Controllern<\/b> – \u00f6vervakar roboten, tar fel vidare till utvecklaren, h\u00e5ller kontakt med IT-avdelningen och st\u00e5r f\u00f6r den kontinuerliga kontakten med verksamheten.<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n
      4. Processpecialister<\/b>, vilket \u00e4r f\u00f6ljande roller:\n
          \n
        1. Processens \u00e4mnesexpertis<\/b> (SME – Subject-Matter Expert) – \u00e4r den som b\u00e4st vet hur det funkar idag och hur processen kan designas om f\u00f6r att vara m\u00f6jlig att automatisera. \u00c4r ocks\u00e5 inblandad i respektive sprint i RPA-projektet.<\/li>\n
        2. Process\u00e4gare<\/b> – inblandad i hur processen designas om, tar p\u00e5 sig \u00e4gandet av den automatiserade processen, ger sign-off p\u00e5 l\u00f6sningen och bevakar att v\u00e4rdet uppst\u00e5r.<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n
        3. St\u00f6djande roller<\/b> \u00e4r alla de andra som beh\u00f6vs f\u00f6r att komma i m\u00e5l, som dessa:\n
            \n
          1. Den som leder robotisering\/automatisering inom organisationen.<\/li>\n
          2. Applikations\u00e4gare – de kan om inte annat s\u00e4tta sig p\u00e5 tv\u00e4ren om de inte blir involverade (och lyssnade p\u00e5).<\/li>\n
          3. Rick- och s\u00e4kerhetsfolk – l\u00e4mpligt att ha med s\u00e5 man f\u00f6ljer intern praxis och intention n\u00e4r det g\u00e4ller beh\u00f6righet samt inte uts\u00e4tter organisationen f\u00f6r risker.<\/li>\n
          4. Den som axlar IT-ledarrollen n\u00e4r det g\u00e4ller RPA – vilket beroende p\u00e5 var utvecklaren \u00e5terfinns kan vara den enda v\u00e4gen in om IT-avdelningen.<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n<\/ol>\n

            Ett exempelprojekt m\u00e4tt i tid<\/h3>\n

            Vanligen \u00e4r ett team p\u00e5 1-5 personer. Om man ser uppskattningen i tid kan man r\u00e4kna med 2-8 veckor f\u00f6r att definiera processen och att designa den som en pappersprodukt. Sedan g\u00e5r det vanligtvis 3-8 veckor f\u00f6r att utveckla roboten till en teknisk l\u00f6sning, acceptanstester och sedan produktionss\u00e4ttning.<\/p>\n

            Att skala upp en icke-strategisk l\u00f6sning?<\/h2>\n

            Som ett flertal n\u00e4mnt ang\u00e5ende RPA s\u00e5 \u00e4r det en taktisk l\u00f6sning f\u00f6r det som varken \u00e4r v\u00e4rdigt ett standardiserat system med enorma volymer och inte heller de sm\u00e5 \u201cfulhack\u201d var och en g\u00f6r p\u00e5 sina egna datorer.<\/p>\n

            D\u00e4rf\u00f6r \u00e4r det klokt att jobba strukturerat, det \u00e4r s\u00e4llan n\u00e5got man beh\u00f6ver vid sin f\u00f6rsta l\u00f6sning men samtidigt blir det aldrig attraktivt att stanna upp och f\u00e5 det gjort d\u00e5 surdegen bara v\u00e4xer till sig.<\/p>\n

            Saker att jobba med \u00e4r inriktning och governance<\/b>, som i att jobba med roller, ansvar och hantering av de tillg\u00e5ngar\/assets man tar fram p\u00e5 grund av robotiseringen.<\/p>\n

            En annan del \u00e4r processens livscykel<\/b>. Hur en process kvalificerar sig till att automatiserar och vilka man l\u00e5ter bli, men ocks\u00e5 hur utveckling och produktionss\u00e4ttning g\u00e5r till. Den senare kan te sig v\u00e4ldigt teknisk, men ska man verkligen stapla b\u00e4rbara datorer p\u00e5 h\u00f6g? En dator per robotiserad process? Eller ska man k\u00f6ra virtuella maskiner i n\u00e5gon molnmilj\u00f6, eller g\u00e5r det att paketera i containers som Docker eller Kubernetes? Alla har sina egna f\u00f6rtj\u00e4nster och nackdelar.<\/p>\n

            Att m\u00e4ta skapat v\u00e4rde<\/b> ska man inte missa. Dels beh\u00f6ver man p\u00e5 f\u00f6rhand ha en uppfattning om hur mycket effektivitet som kr\u00e4vs f\u00f6r att insatsen ska vara v\u00e4rd att ens p\u00e5b\u00f6rja, men sedan g\u00e4ller det att kunna visa att administrationen av roboten i f\u00f6rvaltning skapat best\u00e5ende nytta. Detta beh\u00f6ver rapporteras och det \u00e4r bra om man p\u00e5 f\u00f6rhand kommit \u00f6verens om m\u00e4tetal\/KPI:er som definierar nytta eller v\u00e4rde.<\/p>\n

            Som alla f\u00f6r\u00e4ndringar \u00e4r det klokt att ha folk som jobbar med just f\u00f6r\u00e4ndring<\/b>, men ocks\u00e5 att t\u00e4nka in \u00e4r att detta \u00e4r en f\u00f6r\u00e4nderlig v\u00e4rld \u00e4ven n\u00e4r det g\u00e4ller vilken kompetens RPA-teamet beh\u00f6ver best\u00e5 av – nu och i den n\u00e4ra framtiden. Den eller de som axlar detta jobb tar ocks\u00e5 hand om intressenterna, kommunikationen och f\u00f6r\u00e4ndringsledningen i stort.<\/p>\n

            Lite n\u00e4rmre IT, digitaliseringsavdelningar eller techfolk<\/b> i st\u00f6rsta allm\u00e4nhet landar fr\u00e5gor om hur man hanterar de olika teknikleverant\u00f6rerna. Det \u00e4r inte otroligt att man kommer ha fler \u00e4n en l\u00f6sning, inte minst genom att befintliga leverant\u00f6rer och produkter f\u00e5r dessa funktioner inbyggda helt pl\u00f6tsligt. Detta g\u00e4ng beh\u00f6ver h\u00e5lla ig\u00e5ng ett testlabb, se till infrastrukturen och arkitektur.<\/p>\n

            Sist men inte minst \u00e4r det \u00f6vriga verksamhetsfr\u00e5gor som risk, s\u00e4kerhet och omst\u00e4llning<\/b>. H\u00e4r kommer fr\u00e5gor om autentisering och beh\u00f6righet in, reservplaner f\u00f6r n\u00e4r robotarna slutar fungera och mycket mer.<\/p>\n

            Ha en inriktning f\u00f6r n\u00e4r man anv\u00e4nder RPA<\/h3>\n

            Exempelvis om man vet om att systemen \u00e4ndras s\u00e5 pass ofta att det inte \u00e4r l\u00f6nt att f\u00f6rs\u00f6ka d\u00e5 roboten kommer att g\u00e5 s\u00f6nder f\u00f6r ofta.<\/p>\n

            Viktigt med l\u00f6pande kontakt med system\u00e4gare s\u00e5 man \u00e4r redo n\u00e4r det kommer justeringar i systemen man \u00e4r beroende av.<\/p>\n

            Unhappy path<\/h2>\n

            N\u00e4r roboten k\u00f6r fast ska den ha en \u201dunhappy path\u201d, det \u00e4r den utv\u00e4g den tar n\u00e4r n\u00e5got g\u00e5r snett. Dess fokus \u00e4r d\u00e5 prim\u00e4rt att ge ett bra felmeddelande till den som \u00f6vervakar roboten. Det \u00e4r vettigt med en etablerad praxis f\u00f6r hur meddelanden skrivs s\u00e5 det underl\u00e4ttar f\u00f6rvaltningen senare, att man har n\u00e5got matnyttigt att g\u00e5 p\u00e5 vid fels\u00f6kning.<\/p>\n

            Respektive produkts support \u00e4r tydligen lite sv\u00e5r att n\u00e5 men de stora produktleverant\u00f6rerna har v\u00e4lanv\u00e4nda anv\u00e4ndarforum d\u00e4r man kan hitta tips och hj\u00e4lpa varandra.<\/p>\n

            Vilken organisationsmodell f\u00f6redrar man<\/h2>\n

            Som alltid kan man l\u00e4gga upp arbetet och \u00e4gandet av fr\u00e5gan p\u00e5. Huvudsp\u00e5r \u00e4r:<\/p>\n