{"id":2158,"date":"2019-09-11T14:12:41","date_gmt":"2019-09-11T12:12:41","guid":{"rendered":"https:\/\/vgrblogg.se\/utveckling\/?p=2158"},"modified":"2019-09-11T21:37:30","modified_gmt":"2019-09-11T19:37:30","slug":"digitaliseringsverkstad-om-rpa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/vgrblogg.se\/utveckling\/2019\/09\/11\/digitaliseringsverkstad-om-rpa\/","title":{"rendered":"Digitaliseringsverkstad om RPA i G\u00f6teborg"},"content":{"rendered":"\n

Del 11 i bloggserien f\u00f6r uppdraget Swelife \ud83d\ude0d AI<\/a>. Swelife sponsrade en tr\u00e4ff  om RPA\/automatisering i september. H\u00e4r f\u00f6ljer v\u00e5ra anteckningar.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Datum: 2019-09-10
Plats: Bergslagsbanans gamla stationshus, G\u00f6teborg
Fullsatt och till stor del VGR-folk, men ocks\u00e5 G\u00f6teborg Stad, n\u00e5gra konsulter och Kungsbacka kommun. <\/p>\n\n\n\n

Janne Sillanp\u00e4\u00e4 och Kim Paananen fr\u00e5n UiPath<\/h2>\n\n\n\n
\"
Janne Sillanp\u00e4\u00e4 och Kim Paananen<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Ett tiotal verksamma personer i Sverige. Janne \u00e4r den tekniska resursen.<\/p>\n\n\n\n

Man kan gratis g\u00e5 en kurs och bli certifierad, UiPath Academy<\/a>. Trycker mycket p\u00e5 att de \u00e5terinvesterar en stor del av vinster och b\u00f6rspengar i innovation och produkten som s\u00e5dan.<\/p>\n\n\n\n

Syftet med RPA \u00e4r att hj\u00e4lpa oss att ha lite roligare p\u00e5 jobbet. Saker vi g\u00f6r om och om igen kan ofta automatiseras. Finns medarbetare som inte \u00e5ker p\u00e5 semester, inte gn\u00e4ller, och s\u00e5 vidare. Robotar helt enkelt.<\/p>\n\n\n\n

RPA \u00e4r en mjukvara. Den h\u00e4rmar det en m\u00e4nniska g\u00f6r. Roboten kan starta applikationer, klicka p\u00e5 knappar, extrahera saker, stoppa in denna data i en annan applikation. Den kan g\u00f6ra det mesta som en m\u00e4nniska kan g\u00f6ra. Den har dock inga analytiska eller kognitiva f\u00f6rm\u00e5gor (\u00e4n s\u00e5 l\u00e4nge). Det jobbar man dock med och man kan ju anropa AI-tj\u00e4nster om det beh\u00f6vs.<\/p>\n\n\n\n

Utmaningen: Vad \u00e4r det jag kan automatisera i min jobbvardag?<\/b><\/p>\n\n\n\n

Unattended och attended – tv\u00e5 sorters robotar<\/h3>\n\n\n\n

Finns flera sorters robotar; unattended och attended. Skillnaden \u00e4r om den sk\u00f6ter sig sj\u00e4lv och jobbar 24\/7, eller beh\u00f6ver den interaktion med en m\u00e4nniska? Som skillnaden mellan en bakomliggande tj\u00e4nst eller en f\u00f6rgrundsrobot. Den senare startar man sj\u00e4lv n\u00e4r man beh\u00f6ver den (typ Google Duplex f\u00f6r formul\u00e4r p\u00e5 webben<\/a>, som v\u00e4nder sig till oss som privatpersoner). <\/p>\n\n\n\n

Finns ocks\u00e5 hybrider av dessa tv\u00e5 sorter.<\/p>\n\n\n\n

Deras vision \u00e4r en robot till varje person. En robot som hj\u00e4lper till med okreativa och tr\u00e5kiga arbetsuppgifter.<\/p>\n\n\n\n

Topp 5 prioriteringar<\/h3>\n\n\n\n
  1. \u00d6ppen plattform – utbyggbarhet redan fr\u00e5n b\u00f6rjan.\n<\/li>
  2. Snabba resultat – Snabb implementering, utvecklarverktyget som kan spela in det en m\u00e4nniska vill visa roboten, samt att det \u00e4r enkelt att g\u00e5 utbildning\n<\/li>
  3. En v\u00e4g mot AI – bra datorseende (computer vision), har integration mot Google-tj\u00e4nster, IBM:s Watson och NLP-teknik, samt djupinl\u00e4rning f\u00f6r att minska underh\u00e5ll.\n<\/li>
  4. Skalbarhet – b\u00e5de stora och sm\u00e5 organisationer ska kunna anv\u00e4nda detta, samt att k\u00f6ra flera robotar p\u00e5 samma (virtuella) maskin.\n<\/li>
  5. S\u00e4kerhet – v\u00e4rsta\/sv\u00e5raste kunden var NASA, men \u00e4r \u201ddefense-grade\u201d inom s\u00e4kerhet och anv\u00e4nds av 14 amerikanska myndigheter.\n<\/li><\/ol>\n\n\n\n

    Finns tre best\u00e5ndsdelar (samma \u00e4r att v\u00e4nta sig hos alla stora RPA-verktyg):<\/p>\n\n\n\n

    1. Utvecklarverktyg – UiPath Studio\n<\/li>
    2. \u00d6vervakare – UiPath Orchestrator\n<\/li>
    3. Robotarna – UiPath Robots\n<\/li><\/ol>\n\n\n\n

      Janne visar hur man g\u00f6r detta i praktiken. Extraherar en tabell med aktiedata fr\u00e5n webben, l\u00e4gger in det i en Excel-fil som sedan mejlas till en person. Ett annat exempel \u00e4r att ta data fr\u00e5n ett Excel-ark och mata in det p\u00e5 r\u00e4tt st\u00e4llen i ett verksamhetssystem.<\/p>\n\n\n\n

      Tips: Roboten ska \u00e4gas av den avdelning d\u00e4r den g\u00f6r nytta. S\u00e5 de inte gl\u00f6ms bort.<\/b><\/p>\n\n\n\n

      \u201dRPA p\u00e5 S\u00c4S\u201d, Fredrik Hansson, utvecklingsledare och robotprocess\u00e4gare p\u00e5 S\u00c4S (S\u00f6dra \u00c4lvsborgs Sjukhus)<\/h2>\n\n\n\n
      \"Fredrik
      Fredrik Hansson<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

      S\u00c4S \u00e4r ett medelstort svenskt sjukhus. Vi l\u00e4gger v\u00e4ldigt mycket tid p\u00e5 administration samtidigt som vi saknar v\u00e5rdanst\u00e4llda, har ont om pengar och de demografiska f\u00f6r\u00e4ndringarna – att det inte ens kommer finnas folk att anst\u00e4lla – \u00e4r inte uppmuntrande.<\/p>\n\n\n\n

      Varf\u00f6r s\u00f6ker sig folk till v\u00e5rdyrket? Ofta f\u00f6r att m\u00f6ta patienter och g\u00f6ra gott f\u00f6r patienterna. Men sen blir arbetsdagen lite mer av att jobba med (mot?) ett g\u00e4ng ofta v\u00e4ldigt utdaterade system.<\/p>\n\n\n\n

      Hur S\u00c4S ser p\u00e5 RPA<\/h3>\n\n\n\n

      Kan RPA g\u00f6ra jobbet mer attraktivt och roligt?<\/p>\n\n\n\n

      Hur f\u00e5r man r\u00e5d att prova det h\u00e4r n\u00e4r man som sjukhus g\u00e5r back med 150 miljoner per \u00e5r? De fick dock finansiering via VGR:s innovationsfond!<\/p>\n\n\n\n

      Deras test blev SAMSA<\/a>, ett system f\u00f6r patienter som sjukhuset och kommunen ska samsas om. Innan projektstart gjorde man 15% fel i SAMSA, vilket inneb\u00e4r att kommunen inte vet om att (den ofta \u00e4ldre) patienten \u00e4r hemma igen och d\u00e5 under kommunens ansvar.<\/p>\n\n\n\n

      Man siktade p\u00e5 att f\u00e5 0% fel genom att automatisera processen. Processen k\u00f6rdes i 2,5 m\u00e5nader, 613 \u00e4renden samt det blev noll fel. Dock har man inte fortsatt med roboten d\u00e5 den skulle beh\u00f6va vara av unattended-typen, vilket \u00e4r ett juridiskt hinder i dagsl\u00e4get.<\/p>\n\n\n\n

      Designa om processer<\/h3>\n\n\n\n

      Testade att designa om arbetsprocessen att placera patienter. Ist\u00e4llet f\u00f6r en v\u00e5rdplatssamordnare s\u00e5 fick avdelningarna ansvaret att prioritera in patienter. 30-60 minuter mindre inl\u00e4ggningstid vilket frig\u00f6r v\u00e5rdplatser snabbare och man kan ta hand om fler. <\/p>\n\n\n\n

      Ocks\u00e5 testat en pilot med st\u00f6d f\u00f6r sjukskrivningsprocessen. En sak man alldeles f\u00f6r ofta missar \u00e4r att sjukskriva folk p\u00e5 akuten, personalen t\u00e4nker \u201dvi g\u00f6r det sen p\u00e5 den administrativa tiden\u201d. Dessutom ins\u00e5g man att cirka 40% av alla l\u00e4karintyg fr\u00e5n ortopedkliniken f\u00f6rl\u00e4ngs, s\u00e5 man testade att bygga mallar f\u00f6r att f\u00f6renkla arbetet och att justera l\u00e4ngden p\u00e5 sjukskrivningarna f\u00f6r att hamna mer r\u00e4tt (och minska den administrativa b\u00f6rdan f\u00f6r b\u00e5de patient och v\u00e5rden). De har kunnat f\u00f6r\u00e4ndra vilken tid de f\u00f6resl\u00e5r, men har inte koll p\u00e5 exakt vad som h\u00e4nt i F\u00f6rs\u00e4kringskassans \u00e4nde.<\/p>\n\n\n\n

      Under testperioden januari till augusti har man lyckats spara in 46 l\u00e4kartimmar f\u00f6r utf\u00e4rdade intyg.<\/p>\n\n\n\n

      Att ge intyg kr\u00e4ver identitet, vilket kr\u00e4ver ett SITHS-kort<\/a>, vilket blir ett problem om inte en RPA-robot f\u00e5r lov att ha en s\u00e5dan identitet eller agera i systemen som om den vore en m\u00e4nniska. Det h\u00e4r \u00e4r troligen \u00f6verg\u00e5ende problem. Exempelvis SKL gick i juni ut med en v\u00e4djan om f\u00f6r\u00e4ndrade regler och vissa pratar om det p\u00e5 ett mer filosofiskt plan, som hur man utkr\u00e4ver ansvar av dessa icke-m\u00e4nniskor.<\/p>\n\n\n\n

      \u00c5rets projekt inom innovationsfonden – sluta v\u00e4nta p\u00e5 r\u00f6ntgensvar<\/h3>\n\n\n\n

      Det l\u00e4ggs 1400 timmar sjuksk\u00f6tersketid per \u00e5r p\u00e5 att kolla om det dykt upp n\u00e5got svar fr\u00e5n r\u00f6ntgen. Att f\u00f6renkla detta motsvarar n\u00e4stan en \u00e5rsarbetstid f\u00f6r en person som d\u00e5 skulle kunna g\u00f6ra n\u00e5got annat \u00e4n att v\u00e4nta vid en sk\u00e4rm. Man kan ha en robot som automatiskt kollar varannan minut om det kommit n\u00e5got svar f\u00f6r att patientens process ska kunna fortskrida.<\/p>\n\n\n\n

      Tekniken \u00e4r det minsta problemet – den st\u00f6rsta utmaningen \u00e4r alla regler<\/h3>\n\n\n\n

      RPA-programmeringen \u00e4r liten del, processkartl\u00e4ggning \u00e4r intressant och tar mycket mer tid \u00e4n man f\u00f6rst t\u00e4nker sig. <\/p>\n\n\n\n

      De st\u00f6rsta problemen de haft har varit regulatoriska utmaningar. Vad f\u00e5r man lov att g\u00f6ra enligt interna riktlinjer, lagar och regler. CE-m\u00e4rkning<\/a>, medicintekniska regelverket (MDD)<\/a>, vilket blir MDR snart<\/a>. Mycket tycks centrera runt identitet, beh\u00f6righet, SITHS-kort med mera.<\/p>\n\n\n\n

      Erfarenheter av RPA-projekten<\/h3>\n\n\n\n

      Det finns en stor m\u00f6jlighet att bidra till en \u00f6kad kvalitet och b\u00e4ttre arbetsmilj\u00f6. Bara det borde vara gott nog f\u00f6r att engagera sig, men p\u00e5 k\u00f6pet f\u00e5r kliniskt verksam personal mer tid till det de nog hellre vill g\u00f6ra \u00e4n att sitta vid datorn.<\/p>\n\n\n\n

      En robot \u00e4r en digital medarbetare som har f\u00e5tt ett v\u00e4ldigt tydligt uppdrag. Den kan inte g\u00f6ra n\u00e5got annat \u00e4n vad som ing\u00e5r i dess uppdrag vilket g\u00f6r att man m\u00e5ste ha en bra felhantering. Vad ska h\u00e4nda n\u00e4r robotens \u201darbetsmilj\u00f6\u201d f\u00f6r\u00e4ndras?<\/p>\n\n\n\n

      Roboten kommer till genom en processkartl\u00e4ggning, f\u00f6r att sedan; programmeras, testas och valideras. Sedan genomg\u00e5r den en kontinuerlig uppf\u00f6ljning av dess funktionalitet och nytta.<\/p>\n\n\n\n

      Robotarnas mottagande i organisationen<\/h3>\n\n\n\n

      Det har varit blandade k\u00e4nslor inom organisationen. Bland de v\u00e4lkomnande var det en k\u00e4nsla av \u201d\u00e4ntligen\u201d, tid f\u00f6r patienterna och en avlastning. Det fanns ocks\u00e5 en r\u00e4dsla p\u00e5 sina h\u00e5ll. Att roboten jobbar utan att den har n\u00e5gon kontroll, eller att den ska g\u00f6ra fel eller n\u00e5got annat \u00e4n den ska.<\/p>\n\n\n\n

      Att det \u00e4r ganska nytt inom b\u00e5de VGR och nationellt har inte underl\u00e4ttat d\u00e5 det varit ont om referenser och andras erfarenhet att dra nytta av. Ocks\u00e5 varit oklart hur administration och f\u00f6rvaltning ska se ut, och s\u00e5 regelverken.<\/p>\n\n\n\n

      N\u00e4r de fick sm\u00e4ll p\u00e5 fingrarna f\u00f6r sitt initiativ s\u00e5 handlade det om att j\u00e4mf\u00f6ras med \u201didealtillst\u00e5ndet\u201d och inte att man g\u00f6r 15% fel. Samma diskussion som man ibland ser p\u00e5 AI som g\u00f6r fel kontra m\u00e4nniskor, exempelvis att vi st\u00e4ller h\u00f6gre krav p\u00e5 sj\u00e4lvk\u00f6rande fordon \u00e4n p\u00e5 m\u00e4nskliga f\u00f6rare.<\/p>\n\n\n\n

      N\u00e4sta steg<\/h3>\n\n\n\n

      N\u00e4sta vecka b\u00f6rjar de med sin Sectra\/RIS-robot 2.0 (RIS = Radiologiskt InformationsSystem) som ska p\u00e5g\u00e5 i fem veckor. Ocks\u00e5 inne p\u00e5 skapa en process f\u00f6r smidig robotisering, att bed\u00f6ma f\u00f6rslag baserat p\u00e5 deras m\u00f6jligheter, nytta och business case.<\/p>\n\n\n\n

      Man ser RPA som en brygga mellan AI-teknik och befintliga system i framtiden.<\/p>\n\n\n\n

      Lotta Nord, verksamhetschef i Kungsbacka kommun<\/h2>\n\n\n\n
      \"\"
      Lotta Nord fr\u00e5n Kungsbacka kommun<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

      Pratar f\u00f6r\u00e4ndringsledning, inte teknik. Politiken best\u00e4mde att man skulle g\u00f6ra som i Trelleborg kring automatisering av f\u00f6rs\u00f6rjningsst\u00f6d (popul\u00e4rt kallat socialbidrag<\/a>). Det blev inte s\u00e5 bra till en b\u00f6rjan.<\/p>\n\n\n\n

      Den initiala friktionen berodde troligen p\u00e5 att man ignorerade de delmoment som finns i en processf\u00f6r\u00e4ndring, att folk skulle byta chef och arbetsuppgifter. Uppifr\u00e5n hade man f\u00e5tt f\u00f6r sig att det var enkelt att bara anamma den modell som Trelleborg redan gjort.<\/p>\n\n\n\n

      Delmoment:<\/p>\n\n\n\n

      1. Processkartl\u00e4ggning – hur g\u00f6r man idag?\n<\/li>
      2. Processoptimering – hur skapas ett merv\u00e4rde i processen? Det finns vinster att g\u00f6ra genom att myndigheter samarbetar, att man inh\u00e4mtar material fr\u00e5n varandra.\n<\/li>
      3. Digitalisering.\n<\/li><\/ol>\n\n\n\n

        Kommuner \u00e4r tvungna att ha riktlinjer f\u00f6r saker som f\u00f6rs\u00f6rjningsst\u00f6d, s\u00e5 det inte uppst\u00e5r godtycke. Dock gjorde de anst\u00e4llda p\u00e5 olika s\u00e4tt, visade det sig. <\/p>\n\n\n\n

        Man tror ofta att man g\u00f6r saker p\u00e5 samma s\u00e4tt, men kartl\u00e4ggningar visar n\u00e4stan alltid p\u00e5 en mer eller mindre stor variation som verksamheten inte \u00e4r medveten om.<\/p>\n\n\n\n

        Nyttor och utmaningar<\/h3>\n\n\n\n

        Projektet har l\u00f6pt p\u00e5 f\u00f6rbi den initiala dramatiken. De nyttor man sett \u00e4r ett mer gemensamt regelverk och att ett b\u00e4ttre ans\u00f6kningsunderlag underl\u00e4ttat f\u00f6r inv\u00e5naren. Processen \u00e4r b\u00e4ttre dokumenterad och kvalitetss\u00e4krad \u00e4n innan, vilket g\u00f6r den mer r\u00e4ttss\u00e4ker.<\/p>\n\n\n\n

        Bland utmaningarna \u00e4r projektmedlemmarnas begr\u00e4nsade tid. Man har ju s\u00e4llan en massa tid \u00f6ver i offentlig verksamhet (n\u00e5got som vissa kallar f\u00f6r anorektisk organisation, Marcus anm\u00e4rkning). Man tyckte ocks\u00e5 det var sv\u00e5rt att dra l\u00e4rdomar fr\u00e5n andra kommuner och att man inom andra delar av kommunen hade begr\u00e4nsade resurser. Sen var sj\u00e4lva f\u00f6r\u00e4ndringsledningsarbetet inte helt enkelt.<\/p>\n\n\n\n

        Inte alla anst\u00e4llda gick i samma takt<\/h3>\n\n\n\n

        Ledningen upplevde att \u201ddet h\u00e4r har vi pratat om l\u00e4nge, vad \u00e4r det som tar s\u00e5n tid?\u201d Det st\u00e4mde bra f\u00f6r dem, men dels blev de involverade tidigare \u00e4n alla andra, men ocks\u00e5 att f\u00f6r\u00e4ndringarna inte p\u00e5verkade dem i lika h\u00f6g grad. S\u00e5 medan ledningen l\u00e4mnat \u201dsorgearbetet\u201d \u00e4r mellancheferna mitt i det och medarbetarna har det fortfarande framf\u00f6r sig.<\/p>\n\n\n\n

        De steg av upplevelsen av en f\u00f6r\u00e4ndring som Lotta visar \u00e4r:<\/p>\n\n\n\n

        1. F\u00f6rnekelse\n<\/li>
        2. Ilska\n<\/li>
        3. Oro\n<\/li>
        4. Apati\n<\/li>
        5. Sorg\n<\/li>
        6. Acceptans\n<\/li>
        7. F\u00f6rhandling\n<\/li>
        8. Omst\u00e4llning\n<\/li>
        9. Uppslutning\n<\/li><\/ol>\n\n\n\n

          Ett s\u00e4tt att ta tag i detta \u00e4r delaktighetstrappan. Det nedersta trappsteget handlar om att passivt ta emot information, h\u00f6gst upp \u00e4r om man \u00e4r medbest\u00e4mmande. Stegen emellan handlar om man ens blir tillfr\u00e5gad (konsultation), om det f\u00f6rts dialog eller om man rent utav samarbetat om resultatet. Skillnaden \u00e4r hur engagerad man \u00e4r som \u201ddrabbad\u201d, om man varit medskapare och inkluderats.<\/p>\n\n\n\n

          N\u00e4r medarbetare enbart \u00e4r mottagare blir det g\u00e4rna rykten och spekulationer. N\u00e5got lokalpressen inte var sena p\u00e5 att skriva om.<\/p>\n\n\n\n

          Involverar man medarbetarna ist\u00e4llet f\u00e5r man k\u00e4nnedom, kunskap och f\u00f6rst\u00e5else. \u00c4r de medbest\u00e4mmande uppst\u00e5r engagemang och handling.<\/p>\n\n\n\n

          Framg\u00e5ngsfaktorer<\/h3>\n\n\n\n

          Man har identifierat ett antal framg\u00e5ngsfaktorer f\u00f6r projektet:<\/p>\n\n\n\n