Precis innan jul hade vi vår andra årliga sökstrategiträff. Detta för att planera vilka aktiviteter vi behöver göra nästa år för att jobba strategiskt med vår organisationsinterna sökfunktion Solr och det ekosystem av system vi har för informationsarkitektur.
Denna träff grundar sig på det arbete vi drog igång under 2014 för att börja jobba mer mätbart med sökfunktionen och att planera in taktiska och strategiska aktiviteter för att inte snöa in på de vardagliga svårigheterna med sök. Inom all förvaltning finns det tillräckligt med svårigheter och önskemål för att man helt kan tappa fotfästet kring vilka större insatser man borde göra.
Orsaken till sökstrategin
Precis som alla andra digitala verktyg inom Västra Götalandsregionen finns en förvaltningsorganisation. Jag leder de dagliga göromålen från verksamhetens sida och inom IT-organisationen finns min motsvarighet i Evelyn Stolfer. Ovanför oss i förvaltningsorganisationen finns något som kallas för objektledare, de har hand om mer långsiktig och abstrakt planering. Ovanför en objektledare finns en objektägare som rent formellt bestämmer, jobbar med budget.
Vi insåg tidigt när denna förvaltningsmodell infördes att vi behövde bli tydligare uppåt i organisationen med vad tusan sök gör och bidrar med till helheten. Samma ifrågasättande fanns även ute i organisationen där man inte var särskilt nöjd med hur bra sök fungerar. Något som tycks gälla praktiskt taget alla organisationsinterna sökfunktioner, och det blir allt sämre om man ska tro Findwise årliga enkät om sök.
En sökstrategi blir till
Jag och Kristian Norling tog fram ett grundmaterial som underlag till diskussion för de närmast sörjande. Denna grupp blev snabbt fylld av externa intressenter från kommuner, myndigheter och en och annan konsultfirma. Därför startade vi en grupp för samverkan på Google+ där man, då och framöver, kan följa arbetet med sökstrategin, ha åsikter m.m.
Man behöver förutom att ha ett Google-konto också bli inbjuden, hör av dig om du vill vara med.
Efter att ha samverkat publikt kring sökstrategin tog vi i sökförvaltningen ett första utkast i bruk i slutet på 2014. Sökstrategin kan läsas i sin helhet på tjänsten Github.
Det innebar att vi skulle planera vilka sökaktiviteter som skulle utföras under 2015. Även aktivitetslistan är publik för att främja insyn. Än så länge har ingen ny leverantör hört av sig angående denna lista, men vi har fått god kontakt med andra offentliga organisationer kring de aktiviteter vi valt ut.
Under 2015 beslutades sökstrategin mer formellt inom organisationen. Tanken är att årligen, vid behov, ta ett nytt beslut över dess tillägg.
Illa dold agenda
En baktanke vi har med vår öppna dokumentation kring sök, och även övriga Öppna program med öppen källkod, är att andra ska kunna dra nytta av det arbete vi gör. Få andra organisationer har nog möjlighet att göra en sökstrategi på grund av att man har för få resurser, nu kan man i den situationen istället göra en kopia på våran.
Själv gillar jag detta arbetssätt också för att resultatet tenderar till att bli bättre när man får fler ögon på det. Inte bara för att man anstränger sig mer vid skapandet utan också för att det blir svårare att missa det när det inte göms undan i något arkiv man sällan har anledning att lyfta upp material ifrån (läs exempelvis klassiska dokumenthanteringssystem för oss förnyelsebyråkrater). Det är lite samma tanke bakom vår stilguide – om designriktlinjerna för våra webbplatser ligger publikt på webben antar jag att de nog används i större utsträckning än om en trycksak av en grafisk manual ligger i någons skrivbordslåda.
Sökaktiviteterna för 2016
Under 2016 kommer vi ha ett stort projekt för nästa intranät, det kommer att påverka sökförvaltningen en hel del. Dels på grund av att det tekniska valet föll på Sharepoint men också för att intranätprojektet ska ta fram en bra personsök.
Sharepoint har några egna lösningar på det som rör en sökfunktion. Dels introduceras en applikationssök, alltså att Sharepoint har en intern sökfunktion, vilket innebär att man måste bestämma sig för hur man förhåller sig till det. Ska den funktionen byggas bort och ersättas till 100 % av vår nuvarande sökplattform Apache Solr? Ska de samarbeta på något sätt?
En annan del i Sharepoint är att man där introducerar ytterligare en personalkatalog. Den kallas för DELV. Vi har redan en personalkatalog i form av KiV (Katalog i Väst) vilket är vår regionala inkarnation av den nationella HSA-katalogen. KiV kommer inte ersättas, så frågan är hur man får en sammanhållen presentation av de anställdas kontaktuppgifter med ännu ett system. Här talas det om självservice av ens egna kontaktuppgifter, alltså att jag som anställd tillåts justera merparten av mina uppgifter i arbetsgivarens system. I och med att KiV har ett lite annat syfte kanske detta kompletterar på ett bra sätt.
Frågan i sig är inte ny. Inom sökförvaltningen har vi funderat på att låta anställda själva komplettera med egna uppgifter, till och med externa hänvisningar till Linkedin, Facebook, Twitter etc vilket skulle kunna ha samma effekt som ett mer socialt intranät kan ha i form av att beskriva en anställds liv och verkan.
Utöver intranätprojektet har vi två riktigt stora aktiviteter; att fortsätta med nya sökgränssnittet så det kan lanseras, samt att hitta ett sätt att förbättra den upplevda relevansen av sökresultaten.
Önskar dig ett gott nytt år!