Digitaliseringsverkstad om RPA i Göteborg

Del 11 i bloggserien för uppdraget Swelife 😍 AI. Swelife sponsrade en träff  om RPA/automatisering i september. Här följer våra anteckningar.

Datum: 2019-09-10
Plats: Bergslagsbanans gamla stationshus, Göteborg
Fullsatt och till stor del VGR-folk, men också Göteborg Stad, några konsulter och Kungsbacka kommun.

Janne Sillanpää och Kim Paananen från UiPath

Ett tiotal verksamma personer i Sverige. Janne är den tekniska resursen.

Man kan gratis gå en kurs och bli certifierad, UiPath Academy. Trycker mycket på att de återinvesterar en stor del av vinster och börspengar i innovation och produkten som sådan.

Syftet med RPA är att hjälpa oss att ha lite roligare på jobbet. Saker vi gör om och om igen kan ofta automatiseras. Finns medarbetare som inte åker på semester, inte gnäller, och så vidare. Robotar helt enkelt.

RPA är en mjukvara. Den härmar det en människa gör. Roboten kan starta applikationer, klicka på knappar, extrahera saker, stoppa in denna data i en annan applikation. Den kan göra det mesta som en människa kan göra. Den har dock inga analytiska eller kognitiva förmågor (än så länge). Det jobbar man dock med och man kan ju anropa AI-tjänster om det behövs.

Utmaningen: Vad är det jag kan automatisera i min jobbvardag?

Unattended och attended – två sorters robotar

Finns flera sorters robotar; unattended och attended. Skillnaden är om den sköter sig själv och jobbar 24/7, eller behöver den interaktion med en människa? Som skillnaden mellan en bakomliggande tjänst eller en förgrundsrobot. Den senare startar man själv när man behöver den (typ Google Duplex för formulär på webben, som vänder sig till oss som privatpersoner).

Finns också hybrider av dessa två sorter.

Deras vision är en robot till varje person. En robot som hjälper till med okreativa och tråkiga arbetsuppgifter.

Topp 5 prioriteringar

1. Öppen plattform – utbyggbarhet redan från början.
2. Snabba resultat – Snabb implementering, utvecklarverktyget som kan spela in det en människa vill visa roboten, samt att det är enkelt att gå utbildning
3. En väg mot AI – bra datorseende (computer vision), har integration mot Google-tjänster, IBM:s Watson och NLP-teknik, samt djupinlärning för att minska underhåll.
4. Skalbarhet – både stora och små organisationer ska kunna använda detta, samt att köra flera robotar på samma (virtuella) maskin.
5. Säkerhet – värsta/svåraste kunden var NASA, men är ”defense-grade” inom säkerhet och används av 14 amerikanska myndigheter.

Finns tre beståndsdelar (samma är att vänta sig hos alla stora RPA-verktyg):

1. Utvecklarverktyg – UiPath Studio
2. Övervakare – UiPath Orchestrator
3. Robotarna – UiPath Robots

Janne visar hur man gör detta i praktiken. Extraherar en tabell med aktiedata från webben, lägger in det i en Excel-fil som sedan mejlas till en person. Ett annat exempel är att ta data från ett Excel-ark och mata in det på rätt ställen i ett verksamhetssystem.

Tips: Roboten ska ägas av den avdelning där den gör nytta. Så de inte glöms bort.

”RPA på SÄS”, Fredrik Hansson, utvecklingsledare och robotprocessägare på SÄS (Södra Älvsborgs Sjukhus)

SÄS är ett medelstort svenskt sjukhus. Vi lägger väldigt mycket tid på administration samtidigt som vi saknar vårdanställda, har ont om pengar och de demografiska förändringarna – att det inte ens kommer finnas folk att anställa – är inte uppmuntrande.

Varför söker sig folk till vårdyrket? Ofta för att möta patienter och göra gott för patienterna. Men sen blir arbetsdagen lite mer av att jobba med (mot?) ett gäng ofta väldigt utdaterade system.

Hur SÄS ser på RPA

Kan RPA göra jobbet mer attraktivt och roligt?

Hur får man råd att prova det här när man som sjukhus går back med 150 miljoner per år? De fick dock finansiering via VGR:s innovationsfond!

Deras test blev SAMSA, ett system för patienter som sjukhuset och kommunen ska samsas om. Innan projektstart gjorde man 15% fel i SAMSA, vilket innebär att kommunen inte vet om att (den ofta äldre) patienten är hemma igen och då under kommunens ansvar.

Man siktade på att få 0% fel genom att automatisera processen. Processen kördes i 2,5 månader, 613 ärenden samt det blev noll fel. Dock har man inte fortsatt med roboten då den skulle behöva vara av unattended-typen, vilket är ett juridiskt hinder i dagsläget.

Designa om processer

Testade att designa om arbetsprocessen att placera patienter. Istället för en vårdplatssamordnare så fick avdelningarna ansvaret att prioritera in patienter. 30-60 minuter mindre inläggningstid vilket frigör vårdplatser snabbare och man kan ta hand om fler.

Också testat en pilot med stöd för sjukskrivningsprocessen. En sak man alldeles för ofta missar är att sjukskriva folk på akuten, personalen tänker ”vi gör det sen på den administrativa tiden”. Dessutom insåg man att cirka 40% av alla läkarintyg från ortopedkliniken förlängs, så man testade att bygga mallar för att förenkla arbetet och att justera längden på sjukskrivningarna för att hamna mer rätt (och minska den administrativa bördan för både patient och vården). De har kunnat förändra vilken tid de föreslår, men har inte koll på exakt vad som hänt i Försäkringskassans ände.

Under testperioden januari till augusti har man lyckats spara in 46 läkartimmar för utfärdade intyg.

Att ge intyg kräver identitet, vilket kräver ett SITHS-kort, vilket blir ett problem om inte en RPA-robot får lov att ha en sådan identitet eller agera i systemen som om den vore en människa. Det här är troligen övergående problem. Exempelvis SKL gick i juni ut med en vädjan om förändrade regler och vissa pratar om det på ett mer filosofiskt plan, som hur man utkräver ansvar av dessa icke-människor.

Årets projekt inom innovationsfonden – sluta vänta på röntgensvar

Det läggs 1400 timmar sjukskötersketid per år på att kolla om det dykt upp något svar från röntgen. Att förenkla detta motsvarar nästan en årsarbetstid för en person som då skulle kunna göra något annat än att vänta vid en skärm. Man kan ha en robot som automatiskt kollar varannan minut om det kommit något svar för att patientens process ska kunna fortskrida.

Tekniken är det minsta problemet – den största utmaningen är alla regler

RPA-programmeringen är liten del, processkartläggning är intressant och tar mycket mer tid än man först tänker sig.

De största problemen de haft har varit regulatoriska utmaningar. Vad får man lov att göra enligt interna riktlinjer, lagar och regler. CE-märkning, medicintekniska regelverket (MDD), vilket blir MDR snart. Mycket tycks centrera runt identitet, behörighet, SITHS-kort med mera.

Erfarenheter av RPA-projekten

Det finns en stor möjlighet att bidra till en ökad kvalitet och bättre arbetsmiljö. Bara det borde vara gott nog för att engagera sig, men på köpet får kliniskt verksam personal mer tid till det de nog hellre vill göra än att sitta vid datorn.

En robot är en digital medarbetare som har fått ett väldigt tydligt uppdrag. Den kan inte göra något annat än vad som ingår i dess uppdrag vilket gör att man måste ha en bra felhantering. Vad ska hända när robotens ”arbetsmiljö” förändras?

Roboten kommer till genom en processkartläggning, för att sedan; programmeras, testas och valideras. Sedan genomgår den en kontinuerlig uppföljning av dess funktionalitet och nytta.

Robotarnas mottagande i organisationen

Det har varit blandade känslor inom organisationen. Bland de välkomnande var det en känsla av ”äntligen”, tid för patienterna och en avlastning. Det fanns också en rädsla på sina håll. Att roboten jobbar utan att den har någon kontroll, eller att den ska göra fel eller något annat än den ska.

Att det är ganska nytt inom både VGR och nationellt har inte underlättat då det varit ont om referenser och andras erfarenhet att dra nytta av. Också varit oklart hur administration och förvaltning ska se ut, och så regelverken.

När de fick smäll på fingrarna för sitt initiativ så handlade det om att jämföras med ”idealtillståndet” och inte att man gör 15% fel. Samma diskussion som man ibland ser på AI som gör fel kontra människor, exempelvis att vi ställer högre krav på självkörande fordon än på mänskliga förare.

Nästa steg

Nästa vecka börjar de med sin Sectra/RIS-robot 2.0 (RIS = Radiologiskt InformationsSystem) som ska pågå i fem veckor. Också inne på skapa en process för smidig robotisering, att bedöma förslag baserat på deras möjligheter, nytta och business case.

Man ser RPA som en brygga mellan AI-teknik och befintliga system i framtiden.

Lotta Nord, verksamhetschef i Kungsbacka kommun

Pratar förändringsledning, inte teknik. Politiken bestämde att man skulle göra som i Trelleborg kring automatisering av försörjningsstöd (populärt kallat socialbidrag). Det blev inte så bra till en början.

Den initiala friktionen berodde troligen på att man ignorerade de delmoment som finns i en processförändring, att folk skulle byta chef och arbetsuppgifter. Uppifrån hade man fått för sig att det var enkelt att bara anamma den modell som Trelleborg redan gjort.

Delmoment:

1. Processkartläggning – hur gör man idag?
2. Processoptimering – hur skapas ett mervärde i processen? Det finns vinster att göra genom att myndigheter samarbetar, att man inhämtar material från varandra.
3. Digitalisering.

Kommuner är tvungna att ha riktlinjer för saker som försörjningsstöd, så det inte uppstår godtycke. Dock gjorde de anställda på olika sätt, visade det sig.

Man tror ofta att man gör saker på samma sätt, men kartläggningar visar nästan alltid på en mer eller mindre stor variation som verksamheten inte är medveten om.

Nyttor och utmaningar

Projektet har löpt på förbi den initiala dramatiken. De nyttor man sett är ett mer gemensamt regelverk och att ett bättre ansökningsunderlag underlättat för invånaren. Processen är bättre dokumenterad och kvalitetssäkrad än innan, vilket gör den mer rättssäker.

Bland utmaningarna är projektmedlemmarnas begränsade tid. Man har ju sällan en massa tid över i offentlig verksamhet (något som vissa kallar för anorektisk organisation, Marcus anmärkning). Man tyckte också det var svårt att dra lärdomar från andra kommuner och att man inom andra delar av kommunen hade begränsade resurser. Sen var själva förändringsledningsarbetet inte helt enkelt.

Inte alla anställda gick i samma takt

Ledningen upplevde att ”det här har vi pratat om länge, vad är det som tar sån tid?” Det stämde bra för dem, men dels blev de involverade tidigare än alla andra, men också att förändringarna inte påverkade dem i lika hög grad. Så medan ledningen lämnat ”sorgearbetet” är mellancheferna mitt i det och medarbetarna har det fortfarande framför sig.

De steg av upplevelsen av en förändring som Lotta visar är:

1. Förnekelse
2. Ilska
3. Oro
4. Apati
5. Sorg
6. Acceptans
7. Förhandling
8. Omställning
9. Uppslutning

Ett sätt att ta tag i detta är delaktighetstrappan. Det nedersta trappsteget handlar om att passivt ta emot information, högst upp är om man är medbestämmande. Stegen emellan handlar om man ens blir tillfrågad (konsultation), om det förts dialog eller om man rent utav samarbetat om resultatet. Skillnaden är hur engagerad man är som ”drabbad”, om man varit medskapare och inkluderats.

När medarbetare enbart är mottagare blir det gärna rykten och spekulationer. Något lokalpressen inte var sena på att skriva om.

Involverar man medarbetarna istället får man kännedom, kunskap och förståelse. Är de medbestämmande uppstår engagemang och handling.

Framgångsfaktorer

Man har identifierat ett antal framgångsfaktorer för projektet:

• Det behövs en bra sammansättning av deltagare, med olika erfarenheter, kunskaper och befogenheter.
• Att projektet hade mandat att fatta beslut direkt på mötena.
• Deltagarnas engagemang, att alla vill och vågar.
• Samsynen genom att tillsammans skapa en detaljerad processkarta, vilket synliggör invanda mönster och flaskhalsar.
• Att jobba aktivt med förändringsledning.

Och trots att verktyget ännu inte på plats, men man har ändå uppnått saker. Som att processen från ansökan till beslut halverats, från 14 dagar till 7, under de senaste två åren. De som får vänta mer än 14 dagar på beslut är nästan en tredjedel 2018 av vad de var 2017.

Fråga från publiken: Hur har personalen syn varit nu på senare tid?
De ser fram emot att roboten kommer igång.

Panos Plikas från VGRIT

Panos tipsar: Så automatiserar Ericsson – varje mjukvarubot har en egen chef – Computer Sweden

VGRIT kommer förstås mer hålla sig mer till programmeringsdelen, att stötta med automation och själva verktyget. Det är ju att föredra att VGR börjar med regelstyrd automation och lämpligt att börja med de enkla processerna.

Lite missförstånd man stött på under arbetet och vill klargöra är bland annat att RPA-robotar inte är:

• Pratande eller gående robotar.
• Fysiska maskinen som kan bearbeta papper.
• AI, chatbotar, något man kan prata med och få ett svar.

Däremot så stämmer det om man förstått att RPA handlar om programmerade botar, att det är program som kan ersätta repetitiva sysslor en människa gör vid en dator, och att de kan jobba i flera olika program på en dator.

Vill att man börjar med rutinmässiga och repetitiva uppgifter, förutsägbara uppgifter, samt hämta och flytta information.

Styrkor och svagheter

Styrkorna med RPA:

1. Kan reducera felmarginaler.
2. Utför arbete utanför normal arbetstid.
3. Förbereder uppgifter åt en människa.
4. Frigör tid.

Begränsningar:

1. Robotidentitet
2. Kortinloggning
3. Fatta beslut – får man ta beslut? SKL har skrivit en remiss kring frågan om att en robot inte egentligen får ta beslutet.
4. Nytt även för andra systemleverantörer. Hur får man dispens? Vill leverantörerna friskriva sig för att man ska automatisera ovanpå deras CE-märkta produkter.

Roboten kräver ett visst ansvar som någon ska ta, likt en människa.

1. Medarbetare / användare / Tillhörighet.
2. Egen dator och behöriga verktyg.
3. Process och resultat (tänk utvecklingssamtal)
4. Lön (roboten kommer också kosta pengar, i utveckling och förvaltning)

Det är inte IT som kommer äga dessa robotar, de behöver ses som teammedlemmar och ha en chefs omsorg.

Risken är att man automatiserar saker som snarare behöver förändras. Det är en risk med att göra automatisering enklare.

VGRIT håller på att sätta upp plattformen. Under november ska de ha ett team som kan ge stöd till VGR:s verksamheter.

”Digital Transformation”, Amir Zadeh från Combitech

Artikeltips: RPA och Kung Midas hand av Johan Magnusson.

RPA är en milstolpe i den digitala delen av omställningsresan, men det är inte en silverkula eller det enda sättet att automatisera.

Är det en kortsiktig lösning på ett långsiktigt problem? Ibland i alla fall.

Amir vill gärna trycka på ett holistiskt synsätt, där de själva är särskilt starka inom säkerhet och forskning.

Digital transformation är den större bilden, där RPA är en pusselbit. I pusslet finns också analys, big data, teknik, strategi och innovation, men kanske ännu mer kundresan.

Combitechs släktskap med Saab gör att de har en del vana av upplägg av stora projekt (tänk JAS 39 Gripen). Hur reducerar man produktionstiden?

En prognos för vården är att digitalisering kan minska kostnaderna med 25% på 10 år, om man gör det på rätt sätt.

Notera att datorisering inte är detsamma som digitalisering. Datorisering är att börja dra nytta av en dator, medan digitalisering är mer av ett nytänk. Inte ett datoriserat papper likt en PDF-fil.

5 steg för att utveckla sin digitala transformation

Om man ser resan mot digitalisering som en evolutionsprocess kan den beskrivas i följande delsteg, där man börjar med datoriserande insatser och sedan landar allt mer i digitalisering:

1. Datoriserad kommunikations- och informationsprocesser. Tänk e-post och de flesta grejer som börjar med ett ’e’.
2. Smarta uppkopplade tjänster. Likt en simpel webbshop som när Amazon enbart sålde böcker för 20 år sedan.
3. Smarta sammankopplade tjänster. Att olika tjänster kan påverka varandra och samarbeta. Likt att kunna betala på en webbshop med Swish, där Swish stödjer ett flertal banker, att du legitimerar dig med tjänsten Bank-ID, på din mobil där du identifierar dig med en kod, eller ditt ansikte i framtiden.
4. Digitala ekosystem. Som avancerad hemsjukvård som drar nytta av sensorer, snabb uppkoppling och en god dos automatisering så inte användaren behöver sitta vid en skärm och styra det hela. (Artikeln Back pocket apps av Golden Krishna rekommenderas dig som gillar designtänkande). Här börjar begreppet ”big data” också bli relevant, exempelvis att man inte har total kontroll över dataformat, versioner på sensorer som samlar in data, samt att både mängden data och hastigheten den skapas kan vara utmanande för den ovana organisationen.
5. Sammankopplade ekosystem. Ett sätt där olika ekosystem kan samarbeta, att det finns utbud och efterfrågan. En digital ekonomi som i vissa branscher inte ens existerar ännu, men tankar som ”Industri 4.0” beskriver ganska väl.

---

En passus:
En poäng som en deltagare nämnde är att en organisation mycket väl kan befinna sig på alla delstegen samtidigt. Att man inte är i takt. Det är lite av lärdomen av Eric Topols bok Deep medicine, att vården ligger 30-40 år efter stora delar av det övriga samhället. Det underlättar inte att då börja med AI-tekniker som djupinlärning om man fortfarande faxar journaler. Eller ja, det blir inte friktionsfritt och enkelt med tilliten.

Det här med patientportaler… Var placerar man in dem i denna skala? Mellan två och tre, tycker jag, även fast de brukar kallas för digitalisering, de är åtminstone lite mindre datorisering än vanligt. /Marcus

---

Automatisering är en sammankopplad verklighet som spänner över ett flertal system, aktörer och verktyg. Digitalisering bör handla om att lösa ett problem, inte att göra något i enlighet med ett trendigt begrepp, som AI, blockkedjan, Internet of Medical Things, med flera.

Amir visar en matris med saker som är billiga<->dyra, svåra<->lätta. Illustration för att sålla bland möjligheterna. Är de relativt billiga, lätta och kan ha god effekt finns nog få bra anledningar att lägga dem sist i prioriteringslistan.

Slutanvändarna är experterna, så multikompetenta arbetsgrupper är viktigt men också att ha koll på alla intressenter (vilket inte enbart är de som beslutar, HIPPO). Blanda alla tänkbara; etiker, UX, utvecklare, tekniker, drift, användare, funktionsnedsatta, mfl.

Platformstänkande

Går igenom ”platform thinking”, hur det gör att man kan ta sin affärsmodell (som plattform betraktat) och styra det ekosystem som blir runt en. Likt olika vårdval som finns inom utvalda delar av offentligt betald vård. Under affärsmodellen finns en teknisk plattform.

Med fokus på den tekniska plattformen riskerar man att datorisera, om designen av affärsmodellen görs rätt har man digitaliserat, typ.

Som ett verktyg finns också designtänkande för att bearbeta det man måste förstå kring hur omställningen behöver göras, vad som behöver ingå.

Arbetsprocessen kan ritas upp som en cirkel, man blir egentligen aldrig klar, där första uppgifter är:

1. Bedöma nuläge.
2. Jämföra med den framtida visionen (”börläge”)
3. Genomföra en gapanalys. Vad är det som fattas för att uppnå visionen? Vad behöver göras?
4. Planera aktiviteter, med några delmoment:
   1. Människor. Kundupplevelse, partnerskap, samarbeten, organisation, de anställdas upplevelse).
   2. Processer. Skalbarhet, optimering, flöden.
   3. Teknik. Integrerad information, infrastruktur, hur man korsar olika silos.
   4. Transformera data till information. Datakvalitet, analys.

Skapa din framtid

RPA är bara en av flera möjliggöra av digitalisering (men ibland datorisering). För att veta vilket behöver man jobba med en strategisk analys, att se till vad och varför RPA kan bistå. I annat fall blir RPA endast en kortsiktig lösning på ett långsiktigt problem.

Skapa framtiden. Gärna genom ett strategiskt efterfrågansstyrt arbete, snarare än att vara teknikfokuserad.

”The best way to predict your future is to create it.”
– Peter F. Drucker samt Abraham Lincoln

Fråga: Är RPA ett lager i arkitekturen eller en byggkloss?
Bra fråga. Det beror på.

Presentationer att ladda ner

• RPA i Kungsbacka kommun, PDF, 23 Mb (Lotta Nord)
• VGRIT och RPA, PDF, 1 Mb (Panos Plikas)
• SÄS & RPA , PDF, 4 Mb (Fredrik Hansson)

Mer om RPA och vår samtid

• TeDDyProjekt – RPA vägen till processförändring & förändringsarbete – IT-sjuksköterskan Mattias Måsbäck om RPA-träffen
• TeDDyProjekt – Att RPA eller icke RPA, det är frågan – IT-sjuksköterskan Mattias Måsbäck om RPA
• RPA och Kung Midas hand av Johan Magnusson, Göteborgs Universitet.
• Försäkringskassan laddar för AI-stöd till handläggarna – Computer Sweden
• Efter robothaveriet: AF måste rätta över 15 000 felbeslut | SVT Nyheter
• RPA & AI i offentlig sektor — Utveckling i VGR – anteckningar från konferens hösten 2018
• Workshop om RPA (Robotic Process Automation) — Utveckling i VGR – anteckningar från workshop hösten 2018

* bilderna är tagna av Thomas Svensson. Skriv en kommentar till inlägget eller hör av dig på annat sätt om du har invändningar